Dados mestres são os que aparecem em todos os sistemas: o cliente que existe no CRM, no faturamento, no suporte e no armazém, em quatro versões ligeiramente diferentes. MDM é a prática de resolvê-las em um único registro com um identificador conhecido, e de decidir qual sistema pode alterar qual atributo. É trabalho técnico com um pré-requisito de governança, porque regras de correspondência e de sobrevivência são decisões de negócio disfarçadas de configuração.
Na prática. Projetos de MDM funcionam quando partem de uma dor concreta — clientes duplicados inflando a taxa de churn, um fornecedor pago duas vezes — e cobrem uma única entidade. Fracassam quando partem da ambição de uma visão única de cliente para toda a empresa.
Onde dá errado. O limite de correspondência é definido pelo time de implantação. Alguém tem que decidir se mesclar dois registros com 92% de similaridade é aceitável, e a consequência de uma mescla errada é um cliente vendo os dados de outro cliente. Essa é uma decisão do dono, e delegá-la a uma tela de configuração é como o MDM se torna um incidente de privacidade.