Cómo usarlas sin montar un museo
El modo de fallo de las plantillas no es abandonarlas. Es completarlas. Un equipo rellena todas las celdas, circula el fichero, no recibe ni un comentario y lo archiva; y el ejercicio ha producido un documento en lugar de una decisión. Lo he visto pasar con mis propias plantillas, y por eso existe esta sección.
Tres hábitos lo evitan.
Rellénalas en una sala, no en tu mesa. Casi todas son andamios de conversación. La hoja de puntos de dolor vale diez veces más rellenada mal por seis personas de cuatro áreas que rellenada perfecta por ti, porque la discusión sobre qué fila va dónde es el hallazgo. Tu versión ordenada es una suposición con buen formato.
Deja los desacuerdos a la vista. Si dos áreas definen "cliente activo" de forma distinta, no lo reconcilies en silencio para que el documento quede limpio. Escribe las dos definiciones en la celda. Esa contradicción es la evidencia más fuerte que vas a tener de que hace falta un glosario de negocio, y se evapora en cuanto alguien la alisa para parecer competente.
Quita las columnas que no vas a mantener. Un scorecard de gobierno con nueve métricas que nadie actualiza es peor que uno con tres que se revisan cada mes, porque la versión abandonada enseña a la organización que los artefactos de gobierno caducan. Recorta sin piedad antes de circularla, no pidiendo perdón seis meses después.
Para qué sirve cada una
La hoja de identificación de puntos de dolor es donde arrancan la mayoría de mis proyectos: recoge fallos concretos —un informe del que nadie se fía, una conciliación que se come dos días al mes— y traza cada uno hasta el proceso que lo crea. Combínala con la calculadora de costes y ponle precio a los tres primeros.
El documento de encuadre 5W2H es para el momento en que alguien con galones pregunta "¿y qué es este programa, exactamente?" y necesitas una página en lugar de una presentación. Es el fichero más descargado de aquí, lo que te dice con qué frecuencia llega ese momento sin avisar.
Etapas de evolución del gobierno describe cómo es cada nivel de madurez en comportamiento y no en adjetivos, que es lo que hace que un resultado del diagnóstico de madurez signifique algo para un patrocinador que nunca ha oído hablar de DAMA.
Casos de uso de herramientas de catálogo existe para evitar que compres un catálogo antes de saber a qué pregunta tiene que responder. Rellénalo antes de las demos, no después. Después se convierte en un ejercicio de justificación, y te vas a notar generoso.
Principios y políticas te da la forma de un conjunto corto de políticas de datos —del tipo que la gente puede recordar— en lugar de un documento de cuarenta páginas que se aprueba y nunca se lee.
El scorecard de gobierno es el informe estable: un conjunto pequeño de medidas que le dice a un comité si el modelo operativo está funcionando, o si solo se está reuniendo.
